Règlement Intérieur

REGLAMENTO INTERNO

 

DE LA

 

ASOCIACIÓN MIXTA LH-ONM CHILE

 

Preámbulo:

 

1. El presente reglamento se estableció conforme al artículo cuadragésimo quinto de los estatutos aprobados por el Ministerio de Justicia y transcrito al Registro Civil n° 150288 el 04 de octubre de 2013.

2. Tiene por objeto instituir las condiciones generales de aplicación de las disposiciones contenidas en los estatutos, es un complemento para precisar y aclarecer términos de uso poco común.

3.   Es una recopilación de los procedimientos precisando las modalidades prácticas de ejecución.

 

Artículo R – 1  De los nombre y objetivos de la Asociación

 

1.1 - La denominación oficial de la Asociación es “Asociación Mixta Órden Nacional de la Legión de Honor - Órden Nacional del Mérito”. “Association LH-ONM Chili” es otra denominación de uso frecuente, equivalente a la denominación legal tal como aparece en el presente reglamento y en las páginas del sitio web de la Asociación.

 

1.2 - La Asociación tiene por objetivo:

1.2.1 concurrir al prestigio de la Órden Nacional de la Legión de Honor y la Órden Nacional del Mérito y   contribuir a la difusión de los valores de la cultura francesa,

1.2.2 participar de actividades o acciones de solidaridad en todo el territorio de la República de Chile, reforzando los lazos entre sus miembros,

1.2.3 contribuir al desarrollo del espíritu cívico en especial por acciones educativas hacia la juventud.

 

1.3 - La Asociación podrá organizar actos de premiación de personas y entidades que destacan, dentro de su labor, especial énfasis  para la difusión de los valores reconocidos por sus miembros.

 

1.4 - La Asociación podrá difundir sus actividades por cualquier modo de comunicación.

 

1.5 - El domicilio elegido en los estatutos puede cambiarse sin necesidad de recurrir a una asamblea general por caso de cambio de dirección postal.

 

Artículo R – 2  De los miembros

 

La Asociación cuenta con miembros:

       . activos (titulares y asociados),

       . de honor.

 

La membresía se extiende a todas las personalidades condecoradas en la Órden Nacional de la Legión de Honor y/o la Órden Nacional de Mérito de Francia radicadas en la República de Chile; una vez adquirida esa membresía no se pierde al salir de Chile.

 

2.1 - Los miembros activos son:

- miembros titulares: aquellas personalidades que fueron condecoradas de un grado o distinción en una de las dos Órdenes o de las dos, quienes suscribieron por escrito llenando el formulario de solicitud incorporado al presente reglamento. La decisión del directorio de aceptar o rechazar deberá ser comunicada al solicitante un plazo máximo de 30 días a contar de la fecha de recepción, pasado éste la solicitud será considerada aceptada,

- miembros asociados: los cónyuges y huérfanos que solicitan su membresía en caso de fallecimiento del titular. 

 

Estos miembros tienen derecho a voz y voto siempre que estén al día en el pago de las cuotas ordinarias y   extraordinarias.

 

2.2 - Pueden ser miembros de honor: 

- las personalidades naturales y/o jurídicas, instituciones, sociedades, corporaciones que contribuyen al prestigio de la nación francesa, a las cuales el consejo de administración reconoce esta cualidad a raíz de su eminente aporte a la Asociación,

- personalidades morales quienes desarrollan una labor significativa a favor de la comunidad francesa establecida en la República de Chile.

 

Estos miembros tienen derecho a voz en las asambleas y son informados por escrito de los acontecimientos que marcan la vida de nuestra Asociación.

Los miembros de honor son eximidos de pago de las cuotas ordinarias y extraordinarias

 

2.3 – Deber de reserva

Los miembros no pueden prevalecerse de su pertenencia  a la Asociación, aún menos de sus funciones en ella en todas sus actividades de carácter político, sindical, profesional o religioso.

 

2.4 - Perdida de la membresía

La membresía se pierde por:

- la dimisión dirigida por escrito al Presidente,

- la suspensión temporaria o la radiación de la pertenencia a la(s)  Órden(es),

- la radiación por orden el directorio en caso de falta grave a la ética o por no pago de las cuotas por más de tres años.

 

Artículo R – 3  De la Administración

 

3.1 - Composición:

El Directorio tendrá 7 Directores, siendo parte de ello el Presidente de la Asociación, los 2 Vicepresidentes, el Secretario general y el Tesorero.

 

3.2 - Funcionamiento:

3.2.1 el Presidente designa los directores a cargo de encabezar las comisiones permanentes y temporaria excepto las de Ética y Revisora de cuenta cuyos miembros son elegidos en asamblea general ordinaria,

3.2.2 las candidaturas para ser miembro del Directorio son dirigidas al Presidente por correo certificado acompañadas de un currículo. La lista de las candidaturas está adjunta a la convocación a la asamblea general e integrada a la tabla,

3.2.3  la elección de los directores se efectúa en voto secreto, son elegidos los 7 candidatos que obtuvieron el mayor número de votos,

3.2.4 para la preparación de sus labores y la realización de los objetivos de la Asociación el Directorio constituye comisiones para las cuales se define sus atribuciones y el número de miembros que las compone siendo presidente de cada comisión un Director en ejercicio. Las comisiones tienen un rol consultativo,

3.2.5 los informes pueden ser consultados por cualquier miembros que lo solicita en la sede de la Asociación.

3.2.6 el directorio se reúne por lo mínimo seis veces al año.

3.2.7 en la sede de la Asociación se deberán guardar los documentos originales determinados en el apéndice A-2

copias parciales podrán estar en poder de los directores a cargo de comisiones

 

Documento	Quién lo realiza	Quién lo firma
Registro de Actas:      - sesiones del Directorio      - sesiones de las Asambleas	Secretario Secretario	Presidente, Secretario Presidente, Secretario, 3 socios asistentes
Libro de asistencia a Asambleas	Secretario
Libros contables	Tesorero	Presidente, Tesorero
Registro de Socios	Secretario
Registro de elecciones	Secretario	Presidente, 2 socios presentes a la asamblea

 

3.3 – Presidente del Directorio: es aquel Director elegido por el directorio, sus atribuciones son:

3.3.1 representar moral y judicialmente la Asociación,

3.3.2 dirigir las reuniones del Directorio,

3.3.3 velar a la buena ejecución de las decisiones tomadas en las asambleas y las decididas en las reuniones del Directorio,

3.3.4 concebir delegación de poder y firma a un miembro del Directorio, vicepresidente, secretario general o tesorero salvo en el caso de este último para las órdenes de pago.

 

3.4 – Vicepresidentes: son aquellos directores elegidos por el directorio, sus atribuciones son:

3.4.1 representar la Órden a la que pertenece (Legión de Honor o Mérito),

3.4.2 les corresponde:

- el control de la constitución y del funcionamiento de las comisiones de trabajo, cuya coordinación de sus actividades le corresponde al Secretario,

- establecer las relaciones con las asociaciones francesas con sede en Paris,

- encabezar las comisiones que les atribuye el Presidente.

 

3.5 – Secretario general: es aquel Director elegido por el directorio el cual recibe del Presidente delegación para administrar los asuntos corrientes. Sus atribuciones son:

3.5.1 informar el Presidente y el Directorio de la situación de la Asociación,

3.5.2 preparar el informe moral y de actividad, someterlo a la aprobación del Presidente y del Directorio antes de su presentación por aprobación en la asamblea general anual,

3.5.3 redactar las actas de reuniones del Directorio las cuales firma junto al Presidente.

3.5.4 es miembro de derecho de todas las comisiones.

 

3.6 – Tesorero: es aquel Director elegido por el directorio el cual recibe del Presidente delegación para ordenar los pagos. Sus atribuciones son:

3.6.1 preparar el informe financiero y el proyecto de presupuesto, someterlos a la aprobación del Presidente y del consejo de administración antes de su presentación por adopción en la asamblea general, 

3.6.2 recibe delegación del Presidente para apertura y cierre de cuentas bancarias corrientes,

3.6.3 recibir las solicitudes de avances de dinero presentadas por la comisión social a beneficios de los miembros y presentarlas al Directorio en sus sesiones normales a fin de decidir si la asociación acoge dicha solicitud.

3.6.4 es miembro de derecho de todas las comisiones

 

Artículo R – 4  De las Asambleas Generales

 

4.1 - Las asambleas ordinarias se celebrarán en el mes de noviembre de cada año por ser el mes aniversario de la creación de la Asociación. Las decisiones son adoptadas a la mayoría de los votos de los miembros presentes y representados, en este caso los poderes son enviados a los mandatarios  para que estos los transmitan al Directorio antes de la fecha de vencimiento indicada en la convocación. Los poderes dirigidos al Directorio sin indicación de nombre de mandatario serán atribuidos al Presidente. 

 

4.2 - La tabla de una sesión de la asamblea general está elaborada por el Secretario, debe incluir como mínimo los siguientes puntos:

- la lista de los candidatos a un cargo de Director,

-     la lista de los miembros  cooptados por el Directorio para su ratificación en la asamblea,

- resultado de la aplicación de las decisiones tomadas en la sesión anterior, dando explicaciones detalladas en caso de non cumplimiento o de simple atraso,

- rendición de cuenta del ejercicio y su votación,

- eventos programados para el año siguiente,

- puntos varios que los asistentes presentaron por escrito con la anticipación determinada en los estatutos artículo decimo de los estatutos (mínima de 30 días), para presentárselos al Directorio quien los acoge o no. Se recomienda utilizar preferentemente el correo electrónico. En caso de no acoger una sugerencia de un miembro, éste recibirá carta de motivación del rechazo.

 

4.3 - Las Asambleas tratan exclusivamente los asuntos que motivaron su convocación.

 

4.4 - Para la legalidad de las votaciones una comisión electoral será creada al principio de la asamblea, compuesta de un presidente y dos asesores, 

 

Artículo R – 5  De las cuotas

 

5.1 - Las cuotas ordinarias, cuyo monto está decidido en asamblea general a partir de la proposición del directorio,  pueden cancelarse en forma trimestral, semestral o anual, el mes de referencia es el mes de noviembre fecha aniversario de la creación de la Asociación. Los miembros asociados que integran la Asociación cancelan una cuota reducida al 50% de la cuota de los otros miembros activos. 

Hasta la primera asamblea general su monto a sido establecido transitoriamente a veinte mil (20.000) pesos.

 

5.2 - Tratándose de las cuotas extraordinarias, éstas serán sometidas a votación en asamblea general y destinadas a cubrir gastos excepcionales tal como la adquisición de un bien inmobiliario (por ejemplo para constituir la sede de la institución).

 

5.3 - La cuota de incorporación está establecida en veinte mil (20.000) pesos.     

 

5.4 – Adhesión a las asociaciones en Francia Los socios de la Asociación que quieren adherir a la Asociaciones en Francia (SMLH y/o ANMONM) podrán elegir entre cancelar personalmente sus cuotas de incorporación y ordinarias anuales o hacerlo a través de nuestra Asociación.

 

Artículo R – 6  De las comisiones

 

El Directorio puede crear tantas comisiones como se estime necesario, comisiones que pueden ser permanentes o temporarias. Cada comisión puede constar de miembros consultores designados entre los miembros de la Asociación por su experiencia en el tema que se debe tratar.

 

6.1 – Comisiones permanentes

6.1.1 – Comisión de Ética y Comisión Revisora de Cuentas: estas dos comisiones son clara y completamente definidas en los estatutos TII Art. 12 y TVII Art. 36,37,38 a 40.

6.1.2 – Comisión Jurídica: encargada de la vigencia de nuestros estatutos y reglamento interno con los textos legales, por lo tanto debe conocer de las leyes, decretos y reglamentos oficiales publicados  y de sus modificaciones que tengan incidencia sobre el funcionamiento de las instituciones “ASOCIACIONES Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA SIN FINES DE LUCRO”, proponiendo al directorio los elementos necesarios para convocar a asamblea extraordinaria.

6.1.3 – Comisión de Desarrollo y Reclutamiento: 

Debe tener constituida una documentación compuesta de una carta de presentación de la Asociación elaborada a partir de los textos contenidos en el sitio web mencionando la dirección donde conectarse a dicho sitio, una carta de felicitaciones pre-escrita, un ejemplar del formulario de adhesión.

Debe conocer de las nominaciones de nuevas personalidades y de su recepción en su respectiva Órden por la embajada de Francia, su contacto privilegiado será el 1er secretario de dicha embajada. Le corresponde personalizar las cartas de felicitaciones a los nuevos miembros, presentarlas a la firma del Presidente y mandarlas acompañadas de la documentación ya constituida.

6.1.4 – Comisión de Acción Social: Le corresponde prestar una especial atención a la situación de los miembros, conocer cuales son aquellos que necesitan apoyo financiero y/o psicológico.

6.1.5 – Comisión de Comunicación: se entiende 

- las relaciones con las Instituciones oficiales de la República de Chile, República Francesa, Instituciones y organismos no gubernamentales, que nos permiten difundir nuestros valores y promover el prestigio de nuestras dos Órdenes

- las relaciones entre los miembros por medio de la página web de la Asociación, informe de actividad del Directorio difundido por correo electrónico y/o correo postal.

 

6.2 - Las comisiones temporarias son constituidas y activadas:

6.1.1 Comisión de Elecciones: cada vez que haya elecciones en la asamblea general conforme a lo establecido en los artículos del título IV de los estatutos, consta de 3 miembros,

6.2.2 Comisión Eventos de prestigio: (actos en relación con el calendario de fiestas nacionales, aniversarios, concursos, etc.), una vez al año para establecer el cronograma del desarrollo de los eventos programados por el Directorio,

 

La misión de estas comisiones puede ser ampliada en el tiempo.

 

Artículo R - 7 –  De las finanzas de la Asociación

 

Los recursos de la Asociación son:

- cuotas de integración y las cuotas anuales,

- ingresos de bienes adquiridos, 

- donaciones,

- subvenciones,

- productos de manifestaciones y otras remuneraciones por servicios prestados.

 

7.1 Cuotas

El monto de las cuotas anuales, diferente para titulares y asociados, establecido sobre la base de la proposición des directorio, está ratificada por un año en la asamblea general.

 

7.2 Donaciones

El directorio decide si acepta las donaciones, cuya aceptación entra en vigencia en las condiciones previstas en las leyes de la República de Chile relacionadas con este tema.

 

7.3 Contabilidad

En la contabilidad anual aparecen:

- Los recursos, en especial las cuotas y donaciones,

- El uso de los recursos en acciones conformes con los objetivos de la asociación,

- Los gastos de gestión,

- La cuenta de resultados globales,

- El balance

 

La contabilidad está examinada por la comisión revisora de cuentas antes de su presentación en la asamblea general.

 

Artículo R – 8  De la incorporación en la Asociación

 

8.1 - Todos los condecorados, sin límite de sexo, nacionalidad o otras condiciones, son admisibles en la Asociación. 

 

8.2 - Sólo tienen que presentar su candidatura llenando el formulario de adhesión (Apéndice A-1)y hacerlo llegar al Directorio que dispone de 30 días desde la fecha de recepción para aceptar o rechazar la solicitud, pasado este periodo sin respuesta, la candidatura será considerada aceptada.

 

A-2  Documentos oficiales a tener en la sede de la Asociación

 

Registro de Actas

 

Sesiones del Directorio (documentos originales legalizados y firmados)

 

Acta 001 Constitución de la Asociación 

Acta 002 Estatutos

Acta 002 Reducción a escritura pública

Acta 00x Reglamento interno

Sesiones del Directorio

 

Sesiones de las asambleas

05 de julio de 2012

10 de diciembre de 2012

23 de marzo de 2013

y siguientes

 

Libro de Asistencia a las asambleas

 

Libros contables

 

Registro de Socios

 

Registro de elecciones